Meeting Lebih Efektif, Yuk Coba Lakukan 5 Hal Ini

Meeting atau rapat pertemuan pasti sudah akrab sekali dengan para pekerja kantoran maupun pengusaha. Biasanya, meeting selalu diadakan untuk membahas suatu topik atau masalah yang terjadi dalam perusahaan dengan tujuan mengejar keberhasilan perusahaan. Tentunya untuk mencapai tujuan tersebut, meeting harus dijalankan dengan efektif namun tetap menyenangkan.

Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu menjalankan meeting yang baik. Alhasil karena meeting tidak efektif, waktu malah jadi terbuang sia-sia. Nah, agar hal ini enggak terjadi, Pintaria punya 5 tips untuk menjalankan meeting dengan efektif nih. Yuk simak selengkapnya berikut ini!

Punya Tujuan yang Jelas

Untuk menyelenggarakan sebuah meeting, hal utama yang harus dipikirkan adalah tujuan dari meeting tersebut. Sebab kalau tujuannya tidak jelas, pembicaraan pun tidak akan terarah dan hasilnya kurang efektif. Jadi, pikirkanlah agenda yang konkret dari meeting tersebut.

Selain menentukan agenda meeting, kamu juga perlu mempersiapkan meeting tersebut dengan matang. Misalnya, kamu bisa menyiapkan daftar topik yang dibahas, deskripsi singkat tentang tujuan, daftar orang yang akan hadir dalam meeting, siapa yang akan memimpin, serta waktu dan lokasi.

Baca juga: Cara Membentuk Tim Kerja yang Solid dan Efektif

Fokus Pada Meeting

Fokus sering menjadi kendala bagi kebanyakan orang. Tapi untuk bisa menyelenggarakan meeting yang efektif, kamu harus bisa fokus mengarahkan meeting kembali ke topik yang sesuai rencana. Jadi, hindari penggunaan gadget dan smartphone jika tidak dibutuhkan.

Selain itu, cobalah untuk berhenti multitasking alias melakukan dua hal sekaligus. Sebab, hal ini akan meningkatkan stress dan dinilai kurang efektif. Bahkan, Harvard Business Review melaporkan bahwa multitasking menyebabkan penurunan 40% produktivitas.

Sediakan Sesi Tanya Jawab

Dalam sebuah meeting, tentunya keterlibatan anggota juga diperlukan. Sesi tanya jawab ini bisa menciptakan siklus yang baik dan membantu tim yang antusias. Jadi, sediakanlah sesi tanya jawab di akhir meeting. Selain di akhir sesi, kamu juga bisa mengumpulkan pertanyaan terlebih dulu sebelum topik utama dibahas. Dengan demikian, tim akan memiliki waktu untuk mempertimbangkan jawaban dari gagasan di akhir meeting.

Hargai Setiap Ide dan Kreativitas

Bukan hanya sesi tanya jawab saja. Kamu juga bisa mempersilahkan anggota lainnya untuk menyampaikan pendapat maupun ide yang mereka miliki. Sebab, pengalaman dan pengetahuan karyawan adalah sumber daya yang berharga karena berperan bagi pengembangan perusahaan.

Selain itu, meeting yang sukses juga akan menghasilkan kreativitas dan energi dari interaksi yang aktif. Kamu bisa menyelipkan sesi diskusi ini bersamaan dengan sesi tanya jawab di akhir meeting. Jadi anggota lain bisa saja memberikan ide atau jawaban untuk pertanyaan dari anggota yang lainnya.

Jangan Terlalu Lama

Hal lainnya yang perlu kamu tentukan adalah durasi dari meeting tersebut. Umumnya, setelah 30 menit pertemuan, perhatian tim juga tidak akan setajam di awal.  Bukan karena mereka bosan. Namun, ada banyak informasi yang butuh diproses oleh para anggota. Jadi, semakin lama meeting yang diadakan, maka akan semakin banyak pula informasi yang diperlukan.

Jika kamu memiliki banyak topik yang harus dibahas, mungkin kamu bisa membaginya menjadi dua waktu. Misalnya, meeting pertama diadakan di hari ini. Sementara meeting selanjutnya akan diadakan esok hari. Dengan begini, meeting pun bisa berjalan dengan fokus dan efektif. Informasi yang disampaikan pun tidak akan terlalu banyak. Sehingga anggota tidak perlu terlalu banyak menyita energi untuk berpikir.

Leave a Comment

Pintaria Blog
Upgrade Dirimu Sekarang!
No any image found. Please check it again or try with another instagram account.